سیستم سازی کسب و کار

سیستم‌سازی چیست؟

سیستم‌سازی یا “سیستم‌سازی کسب‌وکار” به مجموعه اقداماتی اطلاق می‌شود که به منظور خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار انجام می‌شود. هدف از این کار این است که بدون نیاز به نظارت مستقیم و مداوم مدیر، کارها به‌خوبی و منظم پیش بروند. این علم به مدیران کمک می‌کند تا وابستگی کسب‌وکار به حضور آن‌ها کاهش یابد و حتی در غیابشان نیز امور به‌خوبی مدیریت شود.

تعریف سیستم

سیستم، مجموعه‌ای از عناصر به‌هم‌پیوسته است که با همکاری یکدیگر به ایجاد خروجی مشخصی منجر می‌شوند. کسب‌وکارها نیز به‌عنوان یک سیستم شامل افراد، اسناد و ابزارهایی هستند که نتیجه نهایی آن‌ها کسب سود است.

اجزای سیستم کسب‌وکار

1. افراد: شامل مدیر، کارکنان، تأمین‌کنندگان و تمامی افراد دیگری که در روند کسب‌وکار نقش دارند.
2. اسناد: شامل چشم‌انداز، مأموریت، مزیت رقابتی و دستورالعمل‌های کاری است که تمام فرآیندهای کسب‌وکار را توضیح می‌دهند.
3. ابزار: تجهیزات و ابزارهایی که به پیشبرد کار کمک می‌کنند، از جمله کامپیوترها، سیستم‌های تلفنی، نرم‌افزارها و دیگر تکنولوژی‌های مورد استفاده.

تعریف علمی سیستم‌سازی

سیستم‌سازی یعنی بهینه‌سازی اجزای سیستم به‌منظور کارکرد بهتر. این به معنای استفاده بهتر از افراد، ثبت تمامی فرآیندها و ایجاد اسنادی است که هر فردی بتواند با استفاده از آن‌ها کارها را پیش ببرد. همچنین، استفاده از ابزارها و تجهیزات حرفه‌ای‌تر به بهبود عملکرد سیستم کمک می‌کند.

چرا سیستم‌سازی اهمیت دارد؟

1. آزاد کردن زمان مدیر: سیستم‌سازی به مدیران کمک می‌کند تا از درگیر شدن در جزئیات روزمره رها شوند و زمان بیشتری برای تفریح و استراحت داشته باشند، که منجر به افزایش بهره‌وری آن‌ها در کار می‌شود.
2. تمرکز بر وظایف مدیریتی: بسیاری از مدیران به‌جای انجام وظایف کلیدی مدیریتی، درگیر کارهای اجرایی هستند. با سیستم‌سازی، مدیر می‌تواند به استخدام، انگیزه‌دهی و استراتژی‌پردازی بپردازد.
3. رشد کسب‌وکار: بدون سیستم‌سازی، رشد کسب‌وکار به‌طور قابل‌توجهی محدود خواهد شد. برای انجام کار در مقیاس‌های بزرگ، نیاز به سیستم‌هایی است که عملکرد سازمان را در مقیاس‌های بالا بهینه‌سازی کنند.

آیا به سیستم‌سازی نیاز دارید؟

اگر متوجه شده‌اید که:

• پیشرفت کافی ندارید.
• عدم حضور شما باعث به‌هم‌ریختگی کارها می‌شود.
• از کار کردن لذت نمی‌برید.
• کارهای ناتمام زیادی دارید. احتمالاً زمان آن رسیده است که سیستم‌سازی را در کسب‌وکار خود آغاز کنید.

چرا بسیاری از مدیران سیستم‌سازی نمی‌کنند؟

1. عدم تمایل به واگذاری کارها: بسیاری از مدیران فکر می‌کنند هیچ‌کس مانند خودشان نمی‌تواند کارها را به‌خوبی انجام دهد. اما برای رشد کسب‌وکار باید یاد بگیرند که کارها را به دیگران بسپارند.
2. ترس از فناوری: استفاده از فناوری یکی از کلیدهای سیستم‌سازی است و برخی مدیران از این امر هراس دارند. اما با واگذاری بخش فناوری به تیم متخصص می‌توان این مشکل را حل کرد.
3. مشغله زیاد: مدیرانی که بیش از حد مشغول هستند، نمی‌توانند به‌درستی سیستم‌سازی کنند. وقت‌گذاشتن برای سیستم‌سازی نه‌تنها باعث کاهش مشغله، بلکه منجر به رشد بیشتر کسب‌وکار خواهد شد.

نتیجه‌گیری:

سیستم‌سازی تنها راهکار رشد پایدار و مدیریت مؤثر است. با ساخت سیستم‌هایی که به‌خوبی کار می‌کنند، مدیران می‌توانند کسب‌وکار خود را از خودشان مستقل کنند و رشد بیشتری را تجربه کنند.